KIẾN THỨC CHƯƠNG 4 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ĐẠI HỌC KINH TẾ HCE

I. Khái niệm và vai trò của hoạch định tài nguyên nhân lực

1. Khái niệm

Hoạch định tài nguyên nhân lực (Human Resource Planning - HRP) là quá trình hệ thống nhằm dự báo nhu cầu và nguồn cung lao động để đảm bảo tổ chức luôn có đủ số lượng, cơ cấu và chất lượng nhân sự phù hợp với mục tiêu chiến lược. HRP giúp trả lời câu hỏi “Đúng người – Đúng việc – Đúng thời điểm” thông qua việc cân đối cung – cầu và xây dựng các chính sách điều chỉnh.

2. Vai trò

• Hỗ trợ chiến lược tổ chức: Liên kết kế hoạch nhân sự với chiến lược phát triển dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực, từ đó tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo hay phải trả lương cho nhân viên không cần thiết.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Bằng việc đảm bảo đội ngũ nhân sự chất lượng, doanh nghiệp có thể ứng phó nhanh với biến động thị trường và công nghệ.

II. Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân lực

Quy trình HRP thường gồm bốn bước cơ bản:

1. Dự báo nhu cầu nhân lực

• Xác định số lượng và cơ cấu kỹ năng dựa trên:
  • Kế hoạch sản xuất – kinh doanh và mục tiêu chiến lược.
  • Kết quả phân tích công việc chi tiết.
  • Ước lượng tác động của thay đổi môi trường (kinh tế, công nghệ, pháp luật).
• Ví dụ: Nếu doanh thu dự kiến tăng 20% trong năm tới, bộ phận bán hàng cần tăng thêm 5 nhân viên có kỹ năng tư vấn khách hàng cao.

2. Dự báo nguồn cung nhân lực

• Nguồn cung nội bộ: Tỷ lệ nghỉ việc, nghỉ hưu, thuyên chuyển nội bộ và thăng tiến.
• Nguồn cung bên ngoài: Xu hướng lao động, thị trường việc làm và chính sách nhân khẩu học.
• So sánh cung – cầu để xác định khoảng cách (gap) về số lượng và kỹ năng.

3. Xây dựng chính sách và kế hoạch điều chỉnh

• Khi thiếu hụt:
  • Tuyển dụng mới; đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại; thuyên chuyển nội bộ; áp dụng lương thưởng gắn kết.
• Khi dư thừa:
  • Tạm ngừng tuyển; linh hoạt luân chuyển; điều chỉnh khối lượng công việc; khuyến khích nghỉ hưu sớm hoặc thôi việc tự nguyện.
• Đặt mốc thời gian và chỉ tiêu cụ thể cho từng chính sách.

4. Triển khai và kiểm soát

• Triển khai các chương trình tuyển dụng, đào tạo, luân chuyển, trợ giúp và khen thưởng.
• Theo dõi các chỉ số KPI: tỷ lệ đi – ở, hiệu suất làm việc, chi phí nhân sự.
• Đánh giá tính chính xác của dự báo và điều chỉnh kịp thời khi môi trường bên ngoài thay đổi.

III. Phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực

1. Phân tích xu hướng (Trend Analysis)

• Sử dụng dữ liệu lịch sử (số lượng nhân viên, doanh số, sản lượng) để nhận diện xu hướng tăng/giảm.
• Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện; phù hợp với tổ chức ổn định.
• Hạn chế: Không phản ánh được thay đổi đột ngột hoặc yếu tố chất lượng nhân sự.

2. Phân tích tỷ lệ (Ratio Analysis)

• Xây dựng hệ số nhân viên trên chỉ tiêu kinh doanh (ví dụ: 1 nhân viên bán hàng cho mỗi 500 triệu doanh thu).
• Dự báo nhu cầu nhân lực dựa vào mục tiêu doanh thu hoặc sản lượng.
• Ưu điểm: Khả năng áp dụng nhanh; dễ so sánh.
• Hạn chế: Giả định tỷ lệ không thay đổi trong thời gian dài.

3. Đánh giá chuyên gia (Expert Judgement)

• Thu thập ý kiến từ nhà quản lý và chuyên gia qua phương pháp Delphi hoặc thảo luận nhóm danh nghĩa (NGT).
• Delphi gồm nhiều vòng thu thập ý kiến ẩn danh, tổng hợp và hoàn thiện dự báo.
• Ưu điểm: Hiệu quả khi thiếu dữ liệu lịch sử; linh hoạt với tình huống phức tạp.
• Hạn chế: Tốn thời gian và phụ thuộc vào chất lượng phản hồi chuyên gia.

4. Dự báo bằng máy tính (Computerized Forecasting)

• Sử dụng phần mềm HRIS hoặc công cụ mô phỏng để kết hợp nhiều kịch bản sản lượng, chi phí, ngân sách.
• Cho phép chạy các phương án tối đa, tối thiểu hoặc kịch bản sản xuất khác nhau.
• Ưu điểm: Tính toán nhanh, xử lý dữ liệu lớn; hỗ trợ phân tích định lượng.
• Hạn chế: Yêu cầu đầu tư phần mềm, dữ liệu đầy đủ và chính xác.

IV. Kết luận

Hoạch định tài nguyên nhân lực là bước then chốt trong quản trị nhân sự, đảm bảo doanh nghiệp có đủ lực lượng lao động chất lượng cao để thực hiện mục tiêu chiến lược. Bằng cách kết hợp quy trình khoa học và phương pháp dự báo phù hợp, tổ chức có thể giảm rủi ro về nhân sự, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh lâu dài.